Skal du afholde en konference med deltagere fra hele Danmark? Så er et konferencecenter beliggende centralt i Danmark det oplagte valg til placeringen. På den måde sikrer du, at transporttiden for deltagerne udjævnes, så der er cirka lige langt for deltagere fra Jylland og Sjælland. Samtidig er det en god ide at vælge et konferencecenter der er placeret tæt på en motorvejsafkørsel, så deltagerne nemt kan komme til og fra konferencen. De fleste deltagere kommer oftest i bil og derfor er det en fordel, hvis konferencecenteret har gode parkeringsmuligheder og opladere til elbiler. Derudover er det også godt at undersøge, om konferencen afholdes tæt på offentlig transport, så deltagere der ikke ankommer i bil, også har gode muligheder for at komme til og fra konferencen.
Under konferencen er det vigtigt at sørge for god forplejning til deltagerne. Ofte strækker konferencer sig over flere timer og deltagerne har derfor behov for at få fyldt depoterne op, så de er klar til nogle spændende oplæg. Et konferencecenter med eget køkken er den optimale løsning på dette problem. Du kan i samarbejde med konferencecentret sammensætte en menu der passer præcis til din konference og dine ønsker. Hvis køkkenet ovenikøbet går op i at benytte friske, lokale og økologiske råvarer sikrer du også, at kvaliteten af maden er helt i top. Har køkkenet fx har fået tildelt Det økologiske spisemærke i bronze, er du sikret, at 30-60% af maden er økologisk. Det giver dermed deltagerne en fantastisk madoplevelse med hjem.
Udover placeringen og forplejningen til en konference er det også vigtigt at have de rette faciliteter. Her er det vigtigt at vælge et konferencecenter der har lokaler, der passer til konferencens størrelse. Her er et konferencecenter med flere lokaler af forskellig størrelse oplagt. Du får på den måde mulighed for at kunne vælge lige netop det lokale, der passer til den konference du skal afholde. Det gælder uanset om du skal holde møde for 5 deltagere eller konference med 300 deltagere. Samtidig har du også mulighed for at variere i antallet af deltagere og evt. inddele dem i mindre grupper. Når du skal vælge lokale, er det også vigtigt at undersøge om der er det tekniske udstyr du har behov for. Det er også en klar fordel, hvis konferencecentret tilbyder teknikker service. Så er du sikker på, at du kan få den nødvendige hjælp fra professionelle og erfarne teknikere, hvis teknikken driller.
Afholdelse af en konference er en stor opgave og der er mange detaljer, der skal være styr på for, at konferencen bliver en succes. De fleste konferencecentre har mange års erfaring med afholdelse af konferencer og du har derfor en oplagt mulighed for at spørge dem til råds undervejs. Derudover kan det være en fordel at vælge et konferencecenter, der tilbyder mødeservice, så du kan få en hjælpende hånd til konferencen både før, under og efter konferencen.